Ainda que estejamos contaminados pela ideia de inutilidade de boa parte das reuniões corporativas, é necessário manter a perspectiva de que alguns encontros são fundamentais e de que os mesmos funcionam como uma forma de unir e engajar as equipes, pois, profissionais isolados podem se sentir solitários e pouco conectados com o emprego, principalmente se a empresa funciona em modelos remotos ou híbridos.
Para Joseph A. Allen, professor da Universidade de Utah e diretor do Center for Meeting Effectiveness, uma reunião deve atender a dois critérios para justificar sua existência: ter um propósito definido e a necessidade de colaboração do grupo. Por isto mesmo, vale a pergunta: precisamos mesmo dessa reunião?
A primeira orientação é justamente filtrar o que precisa de um um encontro ao vivo e o que, definitivamente, não precisa. Informes que não precisem de debates maiores devem ser feitos em tempo real, por e-mail ou mensagem de texto, pedindo a confirmação do recebimento – e reforçando que o espaço está aberto para dúvidas, comentários e discordâncias. Dessa forma, não atrapalha a agenda de ninguém. Se aquilo gerar algum tipo de discussão, aí sim, marca-se uma reunião para debater o tema
Mesmo algumas tarefas como a apresentação de novos membros da equipe, não precisam de uma reunião exclusivamente marcada para isso. Pode-se esperar até um encontro necessário e aproveitar os seus primeiros minutos para esse tipo de informação, bem como para reforçar informações já adas de forma assíncrona.
No caso de temas delicados, como s negativos, avaliações de desempenho, orientações sobre formas de fazer o trabalho, mesmo que não envolvam a necessidade de debate, o encontro presencial é mais indicado para tais situações porque o tom de voz, a linguagem corporal e as nuances da comunicação verbal ajudam a humanizar o tema e costumam funcionar melhor no formato reunião do que num texto escrito.
Após estas análises, se mesmo assim ficar a dúvida sobre necessidade de uma reunião, não há nenhum problema em perguntar a opinião da equipe e reforçar que os convites também podem ser recusados caso haja uma boa alternativa. Todos estes cuidados tem a finalidade de reduzir a improdutividade advindas de reuniões desnecessárias. Há dados que mostram o tamanho do problema.
Em um estudo de 2022, Steven Rogelberg, professor de istração da Universidade da Carolina do Norte e pesquisador especializado no tema, se juntou à Otter.ai, que vende um software para gravação de videoconferências, e recrutou 632 funcionários de várias empresas americanas para uma pesquisa. Os participantes responderam questionários sobre suas rotinas e como se sentiam em relação a elas.
O ponto central, porém, foi outro: os entrevistados avaliaram que não precisariam aparecer em 31% dos encontros, quase um terço.Ao mesmo tempo, acabavam recusando, de fato, apenas 14% dos convites, porque se sentiam pressionados a estar presentes. Mesmo assim, no caso de reuniões online, 70% confirmaram que faziam outras coisas em paralelo ao longo do evento.
Por Joziane Mendes – Coordenadora e Docente Universitária. a. Especialista em Gestão de Pessoas com expertise em Comunicação, conflitos, oratória e carreira.
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